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學習重點 公文類別看「發文與受文對象」：熟記令、呈、咨、函、公告、其他公文的使用時機。呈只對總統，咨只用於總統與立法院、監察院之間，一般機關間往復一律用函。 國家檔案有兩項要件：具永久保存價值，而且已移歸檔案中央主管機關管理，兩者缺一不可。 檔案法管理原則：以統一規劃、集中管理為原則。檔案保存年限分為永久保存與定期保存。檔案原則上不得運往國外，但經檔案中央主管機關核准者除外。 檔案管理組織型態與收文程序：集中制、分散制兼採者為折衷制；收文第一步為簽收。 民眾申請應用檔案：機關非有法律依據不得拒絕；得拒絕的事由採列舉方式，須能分辨哪些資料不在其中。 核心觀念 一、公文程式條例：六類公文的使用時機 公文程式條例將公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文六類。作答時，先辨認發文者與受文者，再判斷處理的事項，不能只憑「請示」「報告」等字眼選答案。 類別使用時機與辨識重點 令公布法律、發布命令，以及人事任免、遷調、獎懲時使用。實務上，發布法規命令、行政規則及人事命令都用令。 呈對總統有所呈請或報告時使用。受文者限於總統，不能泛指一切向上級提出的報告。 咨總統與立法院、總統與監察院公文往復時使用。 函各機關間公文往復，或人民與機關間申請與答復時使用，是處理公務時使用最多的公文。上行、平行、下行都可以用函。 公告各機關對公眾有所宣布時使用。 其他公文其他因處理公務需要而使用的公文，例如書函、開會通知單、簽、報告等。 上行文不等於呈。下級機關向上級機關請示、報告，屬於機關間公文往復，應使用函。判斷是否用呈，關鍵在受文者是不是「總統」，與機關層級高低無關。至於機關內部承辦人員向首長請示，使用的是「簽」，與機關之間的函也不同。 咨只能讀成「總統與立法院」「總統與監察院」兩組往復關係，不能擴張為監察院與行政機關之間，也不能認為中央機關彼此往來都用咨。 二、檔案法：立法目的、定義與管理原則 檔案法的立法目的是健全政府機關檔案管理、促進檔案開放與運用、發揮檔案功能。因此，檔案管理除了保管，也包括依法提供民眾應用。 檔案是指各機關依照管理程序，歸檔管理的文字或非文字資料及其附件。判斷關鍵在於「依管理程序歸檔」，不限於紙本公文。 名稱法定定義 國家檔案具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理的檔案。 機關檔案由各機關自行管理的檔案。 「機密檔案」「甲類檔案」「中央檔案」都不是上述定義的法定名稱。只具有永久保存價值、仍由原機關自行管理的檔案，屬於機關檔案，不是國家檔案。 其他須記住的規定如下： 管理原則：以統一規劃、集中管理為原則。 保存年限：分為永久保存與定期保存。保存年限是一個分類面向，國家檔案與機關檔案則是依管理歸屬區分，兩者不要混淆。 存放與出境：檔案由各機關或檔案中央主管機關依法管理，並非限存放於國史館。檔案原則上不得運往國外，但經檔案中央主管機關核准者，不在此限。 三、檔案管理組織：集中制、分散制與折衷制 型態保管方式辨識重點 集中制全部檔案由機關的檔案管理單位集中保管。全部集中於專責單位。 分散制各業務單位分別保管自己的檔案。全部由各單位自行管理。 折衷制兼採集中與分散：不常調閱的檔案集中管理，常調閱的案卷由各單位自行保管。依調閱頻率分開保管。 題幹同時出現「交由檔案處集中管理」與「各單位自行保管」時，答案是折衷制。「分權制」不是檔案管理組織型態的用語。 注意題目的層次：問檔案法的管理原則，答「統一規劃、集中管理」；問依調閱頻率分別保管的組織型態，答「折衷制」。 四、公文收文處理：先簽收，再拆驗 收文處理的順序大致是簽收 → 拆驗 → 分文 → 編號、登錄 → 傳遞。最先進行的是簽收，也就是先確認文件已經送達並收受，之後才拆封查驗與登記。 簽收：確認文件送達及收受，是收文的起點。 拆驗：拆封並核對文件、附件是否齊全、相符。註明由特定人員親啟或屬於機密的文件，應交指定人員拆閱。 登記（登錄）：記錄收文號、來文機關、事由等資料，以便查考與追蹤。 摘由：摘要寫出公文的事由，屬於登錄時的工作，不是收文的第一步。 五、檔案應用：申請方式與得拒絕事由 民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由提出；各機關非有法律依據，不得拒絕。檔案法列舉的得拒絕申請事由如下： 有關國家機密者。 有關犯罪資料者。 有關工商秘密者。 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。 有關人事及薪資資料者。 依法令或契約有保密之義務者。 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。 政府支付或接受之補助不在上述事由之內，機關不得以此為由拒絕。此外，政府資訊公開法也把「支付或接受之補助」列為政府應主動公開的資訊，可見這類資料以公開為原則。 常考陷阱 「下級機關向上級機關請示、報告用呈」：錯。機關間往復用函；只有對總統呈請或報告才用呈。 「咨用於監察院與行政機關之間」：錯。咨只用於總統與立法院、總統與監察院之間。題目問「總統與監察院往復用何種公文」，答案是咨。 「函是使用最多的公文」：正確，不要誤判為錯誤選項。 「具永久保存價值就是國家檔案」：條件不足，還要已移歸檔案中央主管機關管理。若選項是「中央檔案」「甲類檔案」「機密檔案」，都不是法定名稱。 「檔案限存放於國史館，不得運往國外」：錯。檔案並非限存放於國史館，而且經檔案中央主管機關核准者，可以運往國外。選項中一半看似正確，仍是整句錯誤。 「統一規劃、集中管理」「促進檔案開放與運用」「永久保存或定期保存」：都是檔案法的正確敘述。 「部分集中、部分自行保管就是分散制或分權制」：錯。兼採兩者的是折衷制。 「收文最先處理拆驗、登記或摘由」：錯。收文第一步是簽收。 得拒絕事由與不得拒絕事由混淆：維護公共利益或第三人正當權益、人事及薪資資料、學識技能檢定及資格審查資料，都屬於得拒絕的事由；政府支付或接受之補助則不得拒絕。 記憶口訣 「呈對總統；咨走總立、總監；機關往來都用函；對眾宣布用公告。」 「國家檔案兩把鑰匙：永久價值＋移歸中央。」 「常用分、不常集，兩者並用是折衷；收文先簽收再拆驗。」 拒絕事由「國、犯、商、考、薪、密、公益」：國家機密、犯罪資料、工商秘密、檢定考試資格審查、人事薪資、保密義務、公益或第三人權益。補助不在其中，不得拒絕。